Consultation des membres

Projet de règlement sur la formation continue obligatoire

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Les membres de l’Ordre sont invités à faire part de leurs commentaires sur le projet de nouveau Règlement sur la formation continue obligatoire des membres de l’Ordre des travailleurs sociaux et des thérapeutes conjugaux et familiaux du Québec (art. 95.3 du Code des professions) proposé par le Conseil d’administration de l’Ordre.

Faits saillants

Le projet de Règlement, notamment :

  • conserve le même nombre d’heures de formation continue devant minimalement être suivi par période de référence que dans la réglementation actuelle (30 heures);
  • permet de reporter jusqu’à cinq (5) heures de formation suivies excédentaires d’une période de référence à la suivante;
  • permet à l’Ordre d’imposer aux membres une activité de formation particulière lorsqu’une lacune ou qu’un changement affectant l’exercice des activités professionnelles des membres est constaté et documenté;
  • élimine l’obligation de faire reconnaître à l’avance les activités de formation admissibles;
  • simplifie le processus de déclaration des formations suivies et d’obtention de dispenses;
  • prévoit qu’en cas de défaut d’un membre de respecter ses obligations de formation continue, il y aura une gradation des avis et sanction avant d’en arriver à la radiation.

Le tableau ci-dessous présente le projet de nouveau Règlement et fournit plus amples explications sur les similitudes et les différences avec le Règlement actuel sur la formation continue obligatoire des membres de l’OTSTCFQ.

Les membres sont invités à transmettre leurs commentaires sur les éléments mentionnés plus haut ainsi que sur tout autre aspect du projet de nouveau Règlement d’ici le 27 juillet 2020 à l’adresse courriel suivante : [email protected].

Projet de nouveau Règlement sur la FCO

Distinctions/similitudes avec le règlement actuel

SECTION I
OBLIGATIONS DE FORMATION CONTINUE
1. Le membre de l’Ordre des travailleurs sociaux et des thérapeutes conjugaux et familiaux du Québec doit suivre, par période de référence, au moins 30 heures d’activités de formation continue afin de maintenir à jour et de développer ses connaissances et les habiletés liées à l’exercice de sa profession. Il choisit des activités de formation continue qui, pour être admissibles, ont un lien avec l’exercice de la profession ou avec ses activités professionnelles et permettent de maintenir sa compétence et d’assurer son développement professionnel.

 

Le Projet maintient le même nombre d’heures par période de référence que le Règlement actuel.

Le Projet apporte des précisions sur l’objet des activités de formation que les membres doivent suivre. Par ailleurs, il ne prévoit plus l’obligation de choisir les activités de formation parmi celles prévues au programme adopté par l’Ordre ou reconnues par celui-ci, tel que prévu au Règlement actuel, le Projet ne prévoyant plus l’adoption d’un tel programme ou l’existence d’un processus de reconnaissance d’activités de formation en amont.

2. Une période de référence débute le 1er avril d’une année paire et a une durée de 2 ans. Le Projet maintient la même période de référence que le Règlement actuel.
3.          Le membre qui s’inscrit au tableau de l’Ordre pour la première fois ou qui s’y réinscrit doit accumuler un nombre d’heures d’activités de formation continue admissibles au prorata du nombre de mois complets non écoulés pour la période de référence en cours. Précision par rapport au Règlement actuel à savoir que le principe du prorata s’applique lors d’une réinscription.
4. Le membre qui a rempli son obligation de formation continue pour une période de référence donnée peut reporter un maximum de 5 heures d’activités de formation continue admissibles suivies excédentaires à la période de référence subséquente.

Les heures ainsi reportées ne peuvent cependant remplacer les heures découlant d’une activité de formation continue particulière imposée par le Conseil d’administration conformément à l’article 5.

Nouveauté par rapport au Règlement actuel.
5. Le Conseil d’administration peut imposer à tous les membres ou à certains d’entre eux une activité de formation continue particulière en raison, notamment, d’une réforme législative ou réglementaire, d’un changement ou de lacunes documentées affectant l’exercice des activités professionnelles des membres. À cette fin, le Conseil d’administration :

1° fixe la durée et le nombre d’heures reconnues pour l’activité de formation et le délai imparti pour la suivre;

2° identifie le formateur, l’organisme ou l’établissement d’enseignement autorisé à offrir l’activité de formation;

3° détermine l’objectif, le contenu et les modalités de la formation.

Ajout par rapport au Règlement actuel de la possibilité d’imposer une formation pour répondre à un changement ou à des lacunes documentées affectant l’exercice des membres.

 

Le Projet précise, par ailleurs, que lorsque l’Ordre impose une formation, il en détermine l’objectif, le contenu et les modalités.

SECTION II
RECONNAISSANCE D’UNE ACTIVITÉ DE FORMATION CONTINUE
6. Les types d’activités de formation continue admissibles, dans la mesure où elles respectent les exigences prévues à l’article 1, sont les suivants :

1° la participation à des cours offerts ou organisés par l’Ordre, par un autre ordre professionnel ou par un organisme similaire;

2° la participation à des cours offerts par, un établissement d’enseignement ou une institution spécialisée;

3° la participation à des colloques, congrès, séminaires ou conférences offerts ou organisés par l’Ordre, par un autre ordre professionnel ou par un organisme similaire, par un établissement d’enseignement ou par une personne ou une institution spécialisée;

4° la participation à des formations structurées offertes en milieu de travail;

5° la participation à titre de formateur ou de conférencier à des activités de formations visées aux paragraphes 1°à 4°; chaque activité ne peut être comptabilisée qu’une fois par période de référence, même si elle est répétée;

6° la rédaction d’un article ou d’un ouvrage spécialisé, dans la mesure où ils sont publiés;

7° la participation à des projets de recherche;

8° la participation à titre de superviseur de stages ou d’une supervision visée au paragraphe 11°, pour une durée d’au plus 10 heures par période de référence;

9° la lecture d’articles ou d’ouvrages spécialisés, l’écoute d’un document audio spécialisé ou le visionnement d’un document audio-visuel spécialisé pour une durée d’au plus 3 heures par période de référence;

10o la participation à une activité structurée d’échanges de pratique tel qu’un groupe de codéveloppement professionnel ou un groupe d’échange avec un expert, pour une durée d’au plus 7 heures par période de référence;

11° bénéficier d’une supervision, individuellement ou en groupe, pour une durée d’au plus 15 heures par période de référence ou, pour le membre qui est titulaire d’un permis de psychothérapeute délivré conformément au chapitre VI.1 du Code des professions (chapitre C-26), pour une durée d’au plus 30 heures par période de référence.

Ne constitue pas une activité de formation continue admissible un stage ou un cours de perfectionnement imposé conformément au troisième alinéa de l’article 45.3 ou au premier alinéa de l’article 55 du Code des professions (chapitre C-26).

Le Projet reprend généralement les types d’activités de formation admissibles en vertu du Règlement actuel bien que la formulation ait pu être modifiée par souci de cohérence au sein du règlement et pour être plus explicite à certains égards.

Par ailleurs, le nombre maximal d’heures admissible pour la supervision (paragraphe 8o du projet) passe de 15 à 10 heures par rapport au Règlement actuel.

Enfin, la participation à des comités ou à un conseil d’administration n’est plus une activité admissible, ce type d’activités ne constituant pas des activités de formation, mais relevant plutôt de la participation aux affaires d’une organisation.

Le dernier alinéa de l’article 6 du Projet est une nouveauté par rapport au Règlement actuel.

 

SECTION III
MODES DE CONTRÔLE
7.          Le membre doit fournir à l’Ordre, au plus tard le 31 mai qui suit la fin de chaque période de référence, une déclaration de formation continue selon la forme et les modalités établies par l’Ordre.

La déclaration indique notamment les activités de formation continue qui ont été suivies ou réalisées, le nombre d’heures pour chacune d’elles , la date, le nom du formateur, le nom de l’organisme, de l’établissement d’enseignement ou de l’institution spécialisée qui a offert l’activité de formation ainsi que, le cas échéant, toute dispense obtenue conformément à la section IV.

L’Ordre peut exiger tout document ou renseignement permettant de vérifier que le membre satisfait aux exigences du présent règlement.

Le principe de déclaration des activités de formation suivies, prévu au Règlement actuel, demeure, mais des précisions sont apportées quant aux éléments à déclarer et à la forme de la déclaration.
8.          Le membre doit conserver, pour chaque période de référence et jusqu’à l’expiration de 5 ans suivant la fin de la période de référence à laquelle elles se rapportent, les pièces justificatives permettant à l’Ordre de vérifier qu’il satisfait aux exigences du présent règlement. Le délai de conservation des pièces justificatives passe de 2 à 5 ans par souci de cohérence avec les exigences de conservation des dossiers des membres de l’Ordre.
9.          Lorsque l’Ordre constate qu’une activité de formation continue déclarée ne répond pas aux exigences du présent règlement, il peut refuser de reconnaître celle-ci ou une partie des heures qui lui sont attribuées. Dans un tel cas, il doit préalablement notifier un avis au membre et l’informer de son droit de présenter des observations écrites dans un délai de 15 jours suivant la date de la notification de l’avis. La décision de l’Ordre est notifiée au membre dans un délai de 60 jours suivant la date de notification de l’avis ou la date de réception des observations écrites, selon la plus éloignée des échéances.

Pour l’application du premier alinéa, les éléments considérés par l’Ordre aux fins de rendre sa décision sont les suivants :

1° le lien entre l’activité de formation continue et l’exercice de la profession ou les activités professionnelles du membre;

2° les compétences du formateur en lien avec le sujet traité;

3° le contenu et la pertinence de l’activité de formation continue;

4° le cadre pédagogique dans lequel se déroule l’activité de formation continue;

5° la qualité de la documentation fournie, le cas échéant;

6° l’existence d’une attestation de participation ou d’une évaluation.

Nouveauté par rapport au Règlement actuel découlant de l’élimination de l’obligation d’adopter un programme de formation et de reconnaitre en amont les activités hors programme.

Les critères de décision quant à la reconnaissance d’une activité sont similaires à ceux prévus au Règlement actuel pour la détermination des activités inscrite au programme d’activités de formation.

SECTION IV
DISPENSE DE FORMATION
10.        Est dispensé, en tout ou en partie, de l’obligation de suivre des activités de formation continue, le membre qui se trouve dans l’une des situations suivantes :

1° il est en congé de maternité, de paternité ou parental;

2° il est dans l’impossibilité de les suivre pour cause de maladie, d’accident, de grossesse, d’absence pour agir comme proche aidant au sens de la Loi sur les normes du travail (chapitre N-1.1) ou en raison de circonstances exceptionnelles;

3° il est à la retraite et n’exerce pas sa profession.

Le membre est dispensé d’une heure quinze minutes par mois où il est dans une situation prévue au premier alinéa.

Cependant, dans le cas d’une dispense pour congé de maternité, de paternité ou parental ou en cas d’absence pour agir comme proche aidant au sens de la Loi sur les normes du travail, la dispense maximale est de 15 heures par période de référence.

Ne constitue pas une circonstance exceptionnelle le fait qu’un membre ait fait l’objet d’une suspension ou d’une limitation de son droit d’exercer des activités professionnelles.

Les motifs de dispense sont similaires à ceux du Règlement actuel. Les motifs de dispense résultant du fait d’être inscrit dans un programme d’étude universitaire ou du fait d’exercer dans une autre province et de satisfaire aux exigences de formation de cette province ne sont pas repris puisque ces situations permettent en elle-même l’accumulation d’heures de formation.

Par ailleurs, le projet limite le nombre d’heures de dispense qu’il est possible d’obtenir par période de référence dans certains cas.

11. Pour bénéficier d’une dispense, le membre doit fournir à l’Ordre une déclaration, selon la forme et les modalités établies par l’Ordre, indiquant notamment la situation qui la justifie et la durée de la dispense demandée.

L’Ordre peut exiger tout document ou renseignement permettant de vérifier qu’il satisfait aux exigences prévues à l’article 10.

Nouveauté par rapport au Règlement actuel. L’octroi de la dispense ne repose plus sur une demande adressée à l’Ordre et sur la décision de l’Ordre sur cette demande. L’Ordre peut cependant exiger qu’on lui fournisse la documentation justifiant la dispense demandée et refuser la dispense si celle-ci n’est pas justifiée.
12. Lorsque l’Ordre entend refuser une dispense, il doit préalablement notifier un avis au membre et l’informer de son droit de présenter des observations écrites dans un délai de 15 jours suivant la date de la notification de l’avis.

La décision de l’Ordre est notifiée au membre dans un délai de 60 jours suivant la date de la notification de l’avis ou la date de réception des observations écrites, selon la plus éloignée des échéances.

Reprend le principe du Règlement actuel.
13. Dès que cesse la situation ayant justifié la dispense, le membre en avise l’Ordre par écrit.

L’Ordre détermine le nombre d’heures d’activités de formation continue que le membre doit suivre et les conditions qui s’y appliquent. L’Ordre notifie un avis au membre et l’informe de son droit de présenter des observations écrites dans un délai de 15 jours suivant la date de la notification.

L’Ordre rend sa décision et la notifie au membre dans un délai de 60 jours suivant la date de la réception de la notification de l’avis ou la date de la réception des observations écrites, selon la plus éloignée des échéances.

Reprend le principe du Règlement actuel.

 

SECTION V
DÉFAUTS ET SANCTIONS
L’approche préconisée diffère du Règlement actuel en prévoyant une gradation dans l’application des sanctions
14.        L’Ordre notifie un avis au membre qui fait défaut de se conformer aux obligations de formation continue prévues au présent règlement ou qui omet de produire sa déclaration de formation continue ou toute pièce justificative.

L’avis indique au membre la nature de son défaut, le délai dont il dispose à compter de la réception de l’avis pour y remédier et, le cas échéant, en fournir la preuve.

Le délai pour se conformer aux obligations de formation continue est de 90 jours à compter de la date de la notification de l’avis. Il est de 30 jours lorsqu’il s’agit d’une omission de produire sa déclaration de formation continue ou toute pièce justificative.

Les heures d’activités de formation continue accumulées à la suite de la réception d’un avis de défaut sont affectées en priorité à la période de référence visée par cet avis de défaut.

Le Règlement actuel comporte une disposition équivalente. Le délai pour remédier au défaut lorsqu’il s’agit d’une omission de déclarer des formations ou de produire des pièces justificatives passe toutefois de 10 à 30 jours.
15.        Lorsque le membre n’a pas remédié au défaut à l’intérieur du délai prévu à l’article 14, l’Ordre lui notifie un avis final suivant lequel il dispose d’un nouveau délai de 30 jours à partir de la réception de ce deuxième avis pour remédier à son défaut et, le cas échéant, en fournir la preuve.

L’avis doit également informer le membre qu’il s’expose à la limitation ou à la suspension de son droit d’exercer des activités professionnelles s’il ne remédie pas au défaut dans le délai prescrit.

Nouveauté par rapport au Règlement actuel. Octroi d’un délai final supplémentaire de 30 jours pour remédier au défaut.

 

16. Si le membre ne remédie pas à son défaut dans le délai prescrit à l’article 15, le Conseil d’administration, après avoir donné au membre l’occasion de présenter ses observations écrites dans un délai de 15 jours de la date de la notification de l’avis, limite ou suspend son droit d’exercer des activités professionnelles.

Pour ce faire, Le Conseil d’administration notifie alors au membre un avis final l’informant de cette limitation ou de cette suspension. Par la même occasion, il l’informe qu’il sera radié du tableau de l’Ordre s’il ne remédie pas à son défaut dans l’année suivant la date de l’entrée en vigueur de la limitation ou de la suspension.

Nouveauté par rapport au Règlement actuel. En cas de défaut de remédier au défaut de compléter les heures de formation manquantes ou de produire sa déclaration de formation, plutôt que la radiation automatique, la sanction sera la limitation ou la suspension du droit d’exercer des activités jusqu’à ce que le membre ait remédié au défaut ou jusqu’à l’expiration d’un délai de un an (voir aussi article 17).
17.        La limitation ou la suspension demeure en vigueur jusqu’à ce qu’elle soit levée par le Conseil d’administration parce qu’un délai d’un an s’est écoulé depuis la date de son entrée en vigueur ou parce que le membre en défaut a fourni à l’Ordre la preuve qu’il satisfait aux exigences contenues dans l’avis prévu à l’article 14. Voir commentaire sur l’article 16.
18.        Si le membre ne remédie pas à son défaut dans l’année suivant la date de l’entrée en vigueur de sa limitation ou de sa suspension, le Conseil d’administration lève la sanction et le radie du tableau de l’Ordre. Le Conseil d’administration notifie un avis au membre l’informant de cette radiation.  La radiation comme sanction ultime est la même mesure que celle prévue dans le Règlement actuel, mais se concrétise plus tardivement.
19.        La radiation demeure en vigueur jusqu’à ce que la personne qui en fait l’objet fournisse à l’Ordre la preuve qu’elle a satisfait aux exigences contenues dans l’avis de défaut prévu à l’article 14 et jusqu’à ce que cette sanction soit levée par le Conseil d’administration.  Reprend le principe du Règlement actuel.

 

SECTION VI
DISPOSITIONS TRANSITOIRES ET FINALES
Cette section prévoit la façon dont sera gérée la transition entre le Règlement actuel et le nouveau Règlement.
20.        Le présent règlement remplace le Règlement sur la formation continue obligatoire des membres de l’Ordre des travailleurs sociaux et des thérapeutes conjugaux et familiaux du Québec (chapitre C-26, r. 291.1).
1.          Malgré l’article 2, la première période de référence débute à l’entrée en vigueur du présent règlement et se termine le 31 mars 2022. Cette disposition permet l’entrée en vigueur du nouveau Règlement alors qu’une période de référence serait toujours en cours.
22.        Les heures de formation continue reconnues en vertu du Règlement sur la formation continue obligatoire des membres de l’Ordre des travailleurs sociaux et des thérapeutes conjugaux et familiaux du Québec (chapitre C-26, r. 291.1) et suivies entre le 1er avril 2020 et la date d’entrée en vigueur du présent règlement, sont reconnues pour la première période de référence prévue à l’article 21. Si le nouveau Règlement entre en vigueur pendant qu’une période de référence est en cours, les heures de formations déjà faites par les membres de l’Ordre lors de cette entrée en vigueur en application du Règlement actuel, seront reconnues pour satisfaire aux exigences du nouveau Règlement.
23.        Les règles de conservation prévues à l’article 8 s’appliquent aux pièces justificatives concernant la période de référence du 1er avril 2018 au 31 mars 2020. Les pièces justificatives conservées en application du Règlement actuel pour la période de référence 2018-2020 devront être conservées pendant 5 ans plutôt que 2 ans.
24.        Le présent règlement entre en vigueur le quinzième jour qui suit la date de sa publication à la Gazette officielle du Québec.