Dispenses – Membres

Une femme souriante pointant le ventre d'une femme enceinte dans une ambiance comique.

IMPORTANT

  • Une dispense peut être accordée par l’Ordre pour une durée spécifique. Elle ne couvre pas nécessairement toute la période de référence.
  • Si la situation de dispense chevauche deux périodes, vous devez faire une demande de dispense pour chacune des périodes de référence en soumettant de nouveau les mêmes pièces justificatives.
  • Dès qu’une situation de dispense se présente, il est préférable de soumettre sa demande de dispense. Bien que le règlement ne prévoit pas de moment spécifique ou de délai pour présenter une demande de dispense, mieux vaut ne pas tarder.

 

 

Exemple

Au cours de la période de référence en cours (du 1er avril 2020 au 31 mars 2022), Patrick se retrouve en situation de dispense pour une période de 9 mois en raison de conditions médicales qui l’empêchent de réaliser des activités de formation.

Il présente une demande de dispense et fournit à l’appui une attestation médicale précisant :

  • ses conditions médicales
  • la date de début et la date de fin du congé de maladie (du 1er juin 2020 au 1er février 2021)

Après l’étude de sa demande, l’Ordre détermine ses obligations de formation continue selon le nombre d’heures équivalant au prorata du nombre de mois complets non dispensés de la période de référence. Dans le cas de Patrick, il s’agit de 15 mois.

Le calcul se fera de la façon suivante : 15 mois x 1,25 heures par mois.

Il devra donc réaliser 18,75 heures de formation continue pour la période allant du 1er avril 2020 au 31 mars 2022.

Assurez-vous que les dates que vous inscrivez dans votre demande respectent les dates des périodes de référence :

Période de référence 1 : du 1er avril 2016 au 31 mars 2018
Période de référence 2 : du 1er avril 2018 au 31 mars 2020
Période de référence 3 : du 1er avril 2020 au 31 mars 2022

Quelles sont les différentes situations pouvant donner droit à une dispense?

Être en congé parental

Équivaut à 1,25 heure pour chaque mois de congé parental.

Pièce justificative à conserver pour bénéficier de la dispense

  • Document d’acceptation du congé émis par le Régime québécois d’assurance parentale (RQAP) indiquant les dates de début et de fin du congé parental

Exemple de dispense admissible automatique

  • Être en congé parental quelques semaines avant la date prévue d’accouchement et les semaines suivant la naissance tel que prévu par le congé parental
  • À noter : un retrait préventif pour cause médicale (par exemple, grossesse à risque), doit faire l’objet d’une demande de dispense pour congé de maladie

Exemple de dispense non admissible

  • Un retrait préventif en lien avec l’environnement de travail (par exemple avec des enfants) : il n’y a pas de condition médicale qui empêche de réaliser des activités de formation continue
  • Un congé sans solde suivant le congé parental

Il n’est pas nécessaire de présenter une demande de dispense si elle est admissible, celle-ci étant accordée automatiquement lors d’un congé parental. Le membre n’aura qu’à consigner dans son dossier de formation qu’il bénéficie d’une dispense pour congé parental et d’indiquer le nombre de mois de congé parental. Il doit aussi conserver toutes les preuves de son congé parental.

Être en congé de maladie

L’attestation médicale comporte les conditions médicales ne permettant pas de suivre une activité de formation et précise la durée des conditions médicales.

Pièces justificatives à fournir avec la demande de dispense

  • Attestation médicale lisible et complète
  • Document attestant de l’arrêt de travail

Exemples de demandes de dispense admissible

  • Maladie
  • Accident
  • Grossesse à risque

Exemple de demande de dispense non admissible

Un retrait préventif du travail en lien avec l’environnement de travail (par exemple avec des enfants) : il n’y a pas de condition médicale qui empêche de réaliser des activités de formation continue

 

Être inscrit dans un programme d’études universitaires

Un programme d’études universitaires peut être un certificat, une maîtrise ou doctorat dans un domaine que l’Ordre reconnaît comme lié à l’exercice de votre profession.

Un minimum de 30 heures doivent être complétées dans le programme (présence en cours, activités de recherche ou de rédaction liée à la recherche) pour avoir une dispense applicable à l’ensemble de la période de référence de deux ans.

La date de début de la dispense correspond à celle du premier cours. La date de fin de la dispense correspond au moment où vous terminez votre programme d’études. Si vos études se déroulent sur plus d’une période de référence, une demande doit être présentée pour chacune d’entre elles.

Pièces justificatives à conserver pour bénéficier de la dispense

  • Document officiel attestant de l’inscription au programme et qui précise l’identité de l’étudiant
  • Pièces à conserver et à présenter sur demande : Dans le cas où vous avez terminé vos cours, le relevé de notes ou lettre du directeur de recherche attestant des activités de recherche réalisées

Exemples de dispenses admissibles automatiques

  • Poursuivre des études universitaires dans le cadre d’un certificat de deuxième cycle en action communautaire
  • Être inscrit à la maîtrise en travail social

Exemples de dispenses non admissibles

  • Être inscrit à un programme universitaire, mais avoir abandonné ses cours ou suspendu ses études
  • Suivre un cours universitaire sans être inscrit dans un programme
  • Suivre un programme universitaire qui n’est pas en lien avec la pratique (exemple : un certificat en traduction)

Il n’est pas nécessaire de présenter une demande de dispense, celle-ci étant accordée automatiquement par l’inscription à un programme universitaire en lien avec la pratique. Le membre n’aura qu’à consigner dans son dossier de formation qu’il bénéficie d’une dispense par son inscription à un programme universitaire en lien avec sa pratique. Il doit par ailleurs conserver ses pièces justificatives.

Exercer dans une autre province canadienne ou territoire

On entend ici une autre province ou territoire au Canada.

Pièces justificatives à fournir avec la demande de dispense

  • Règlement d’obligation de formation continue par l’instance de réglementation de la province ou du territoire
  • Documents attestant la participation aux activités de formation continue admissibles par l’instance de réglementation

Exemple de demande de dispense admissible

  • Exercer comme T.S. à Toronto tout en étant membre de l’Ontario College of Social Workers and Social Services Workers et en respectant les obligations de formation continue imposées

Exemple de demande de dispense non admissible

  • Travailler à l’étranger dans une organisation à but non lucratif

Avoir le statut de membre retraité au Tableau de l’Ordre

Il est entendu par statut de retraité au Tableau de l’Ordre de ne plus exercer des activités rémunérées en lien avec l’exercice de sa profession.

Pièce justificative à fournir avec la demande de dispense

  • Une brève lettre indiquant votre numéro de permis et mentionnant : « Je confirme avoir informé l’Ordre de mon nouveau statut de retraité(e), en date du _______ ».

Exemple de demande de dispense admissible

  • Avoir le statut de retraité et n’exercer aucun travail rémunéré

Exemple de demande de dispense non admissible

  • Prendre sa retraite d’un établissement du réseau de la santé et des services sociaux mais continuer d’exercer en pratique autonome pour un programme d’aide aux employés

Circonstances exceptionnelles

L’impossibilité de suivre toute activité de formation continue se veut ici une circonstance exceptionnelle.

Pièces justificatives à fournir avec la demande de dispense

  • Pièces justificatives démontrant l’incapacité de suivre une activité de formation, à fournir selon la circonstance, dont une attestant de l’arrêt de travail

 

Exemple de demande de dispense admissible

  • Situation d’exception où le membre démontre une impossibilité à suivre une activité de formation continue (arrêt de travail pour prendre soin d’un proche malade)

Exemple de demande de dispense non admissible

  • Être surchargé dans ses fonctions au travail
  • Avoir des difficultés financières
  • Congés divers (année sabbatique, congé sans solde ou vacances)
  • Être sans emploi
  • Travailler à temps partiel
  • Voir son droit d’exercer des activités professionnelles limité ou suspendu

Pour obtenir une dispense, veuillez communiquer avec le Service de la formation continue à [email protected].

L’Ordre décide d’accorder ou non la dispense, fixe sa durée et ses conditions.

La demande sera traitée dans un délai de 60 jours à partir du moment où les observations sont reçues.

 

Si votre demande de dispense est en voie d’être refusée vous en serez avisé par écrit dans les 60 jours suivant la réception de votre demande.

Sur réception de cet avis, vous disposerez d’un délai de 15 jours pour nous transmettre des informations supplémentaires. L’Ordre s’engage à répondre à ce complément d’informations dans les 60 jours.

 

Les informations suivantes sont extraites du Règlement sur la formation continue obligatoire des membres de l’Ordre des travailleurs sociaux et des thérapeutes conjugaux et familiaux du Québec (C-26, r. 291.1)

14. Le membre peut être dispensé, en tout ou en partie, des obligations de formation continue prévues au présent règlement lorsqu’il se trouve dans l’une ou l’autre des situations suivantes:
1°  il est inscrit dans un programme d’études universitaires;
2°  il est en congé parental au sens de la Loi sur les normes du travail (chapitre N-1.1);
3°  il exerce dans une autre province ou un territoire et satisfait aux obligations de formation continue imposées par l’instance de  réglementation de cette province ou territoire;
4°  il a le statut de retraité au tableau de l’Ordre;
5°  il produit une attestation médicale justifiant qu’il se trouve, depuis plus de 6 mois, dans l’impossibilité de suivre toute activité de formation continue;
6°  il démontre être dans l’impossibilité de suivre toute activité de formation continue.

Ne constitue pas un cas d’impossibilité: avoir fait l’objet d’une radiation, d’une suspension ou d’une limitation du droit d’exercer des activités professionnelles, imposée par le Conseil de discipline de l’Ordre, le Tribunal des professions ou le Conseil d’administration.

15. Pour obtenir une dispense, le membre doit en faire la demande par écrit à l’Ordre, indiquer la situation qui la justifie ainsi que sa durée et y joindre les pièces justificatives afférentes.
L’Ordre doit, s’il accorde une dispense, en fixer la durée et les conditions.
L’Ordre doit, lorsqu’il entend refuser une dispense, aviser le membre par écrit et l’informer de son droit de présenter des observations écrites dans un délai de 15 jours suivant la date de l’avis. L’Ordre transmet sa décision au membre par écrit dans un délai de 60 jours suivant la date de réception de la demande ou des observations écrites.

16. Dès que la dispense n’est plus requise, le membre doit en aviser l’Ordre par écrit et se conformer à l’obligation de formation continue prévue par le présent règlement aux conditions déterminées par l’Ordre.
Avant de déterminer ces conditions, l’Ordre doit en aviser le membre par écrit et l’informer de son droit de lui présenter des observations écrites dans un délai de 15 jours suivant la date de réception de l’avis.
L’Ordre détermine les conditions de formation et en informe le membre par écrit dans un délai de 60 jours suivant la date de réception de l’avis ou des observations écrites.

Consulter le règlement

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