Politique d’inscription, d’annulation et de remboursement

Avez-vous déclaré vos activités de formation continue?
La période de référence en cours prendra fin le 31 mars 2024, n’attendez pas pour déclarer vos heures.

Avis au lecteur

La présente politique s’applique exclusivement aux activités de formation continue organisées par l’Ordre. De ce fait, toute activité affichée sur la plateforme de formation continue de l’Ordre, mais organisée et dispensée par des dispensateurs externes à l’OTSTCFQ, sera régie par leurs propres politiques d’inscription, d’annulation et de remboursement. Le participant a ainsi la responsabilité d’en prendre connaissance avant son inscription et de s’y référer au besoin. À cet égard, les participants doivent s’adresser au dispensateur externe ou consulter son site Internet. Les participants sont également invités à prendre connaissance des déclarations relatives au respect de la vie privée (collecte, utilisation et divulgation des renseignements personnels) que l’on retrouve sur de tels sites avant d’en accepter les conditions.

 

POLITIQUE D’INSCRIPTION

1.1. Modalités de paiement

Le paiement des frais d’inscription est accepté exclusivement par carte de crédit, sauf indication contraire.

1.2. Modalités d’inscription individuelle

Toutes les inscriptions aux activités de formation continue organisées par l’OTSTCFQ se font obligatoirement en ligne, sur la plateforme de formation continue prévue à cet effet par l’Ordre. L’OTSTCFQ n’accepte pas d’autres moyens d’inscriptions, sauf lors de situations exceptionnelles identifiées comme telles par l’Ordre.

Suite au paiement lié à l’activité, une confirmation d’inscription (envoyée par courriel) indiquera qu’une place est réservée à la formation, ce qui assujettit le participant à la présente politique.

La période d’inscription est déterminée par l’Ordre, qui se réserve le droit de la prolonger à sa discrétion afin de combler, le cas échéant, les dernières places disponibles.

1.3. Modalités d’inscription de groupe : employés de la même organisation (session privée)

L’Ordre accepte d’examiner la possibilité d’organiser des sessions de formation continue sur demande dans les milieux de travail, partout au Québec, lorsque l’affichage de l’activité l’indique sur la plateforme. Le représentant de l’organisation intéressée (p. ex. établissement du RSSS) contractant l’Ordre pour la tenue d’une telle activité est invité à communiquer par courriel avec le Service de la formation continue à [email protected] en fournissant les informations suivantes:

  • Titre de la formation demandée
  • Nom de l’organisation
  • Nom et titre du représentant de l’organisation autorisé à contracter l’Ordre
  • Nom et coordonnées d’un répondant, autre que le représentant autorisé de l’organisation
  • Lieu de dispensation de l’activité
  • Nombre de participants potentiels

Si un accord préliminaire est conclu, un contrat spécifiant les modalités générales pour la tenue de l’activité, incluant le nombre minimal/maximal de participants, la procédure d’inscription à suivre et les frais afférents à l’activité seront présentés par l’Ordre au représentant de l’organisation pour approbation et signature. De façon exceptionnelle, la modalité de paiement par chèque sera acceptée. L’Ordre se réserve cependant le droit d’accepter ou de refuser l’organisation d’une session privée.

1.4. Modalités d’inscription de groupe : regroupement de personnes de différents milieux de travail (demande de session)

L’Ordre accepte d’examiner la possibilité d’organiser des sessions de formation continue sur demande d’un groupe de personnes, partout au Québec, lorsque l’affichage de l’activité l’indique sur la plateforme. Un porte-parole du groupe intéressé à la tenue d’une telle activité est invité à communiquer par courriel à [email protected] en fournissant les informations suivantes :

  • Titre de la formation demandée
  • Coordonnées d’un répondant
  • Lieu/région souhaité de dispensation de l’activité
  • Nombre de participants intéressés

Si un accord est conclu pour l’organisation d’une session sur demande, les modalités et les frais d’inscription réguliers s’appliquent pour chacun des participants, lesquels seront par ce fait assujettis à la présente politique. L’activité sera affichée publiquement, mais une priorité d’inscription sera donnée aux membres du groupe ayant complété la demande. L’Ordre se réserve cependant le droit d’accepter ou de refuser l’organisation d’une session sur demande, notamment par rapport au nombre d’inscriptions potentielles.

 

POLITIQUE DE MODIFICATION OU ANNULATION

À certaines conditions, il est possible d’annuler une inscription à une activité de formation continue organisée par l’OTSTCFQ, d’en obtenir le remboursement, ou encore de changer une date de session à laquelle le participant est inscrit.

2.1. Modification d’une inscription par le participant

Toute demande de modification d’une inscription peut être complétée au plus tard 15 jours avant la date de tenue de l’activité. La demande de modification d’une inscription (changement de date de session) est considérée et traitée comme une annulation au sens de l’article 3.2, suite à laquelle le participant choisit de se réinscrire (ou non) à une autre session de formation continue. Par ce fait, le participant doit procéder par lui-même à l’annulation de l’activité sur la plateforme de formation continue de l’Ordre puis se réinscrire, le cas échéant, à la nouvelle session/formation de son choix. Dans l’impossibilité de procéder ainsi à l’annulation, le Service de la formation continue devra être contacté par écrit à [email protected] pour une analyse (cas par cas, une pièce justificative pourrait être exigée). L’Ordre se réserve en tout temps le droit de refuser la modification d’une inscription ne respectant pas les délais identifiés par la présente politique.

2.2. Annulation d’inscription par le participant

Toute demande d’annulation doit être complétée par le participant sur la plateforme de formation continue de l’Ordre. S’il est applicable, un remboursement aura lieu selon les dispositions de l’article 4.1 de la présente politique. Cette catégorie inclut également tous les participants inscrits à une session sur demande au sens de l’article 2.4 de la présente politique.

2.3. Annulation d’une session privée au sens de l’article 2.3 par son promoteur

Une session privée de formation continue, organisée pour des employés d’une même organisation, peut être annulée par le représentant de l’organisation ayant contracté l’Ordre en communiquant son intention par courriel au Service de la formation continue à [email protected].

Toutefois, comme il s’agit de l’annulation complète d’une session, une pénalité à verser à l’Ordre est calculée sur la base des jours par rapport au moment de présentation de la demande précédant la date de tenue de l’activité :

  • Avant 15 jours : aucune pénalité
  • 15 jours et moins : pénalité égale à 100% du montant stipulé par contrat

Le Service de la formation continue se réserve cependant le droit d’évaluer, au cas par cas, toute situation exceptionnelle permettant la planification d’une formation ultérieure sans pénalités.

2.4. Annulation par l’OTSTCFQ

En situation exceptionnelle ou en fonction du nombre d’inscriptions reçues, le Service de la formation continue se réserve en tout temps le droit d’annuler ou de reporter toute activité de formation organisée par l’Ordre. Advenant une annulation de formation, le Service de la formation continue avisera les personnes inscrites dans les meilleurs délais et s’engagera à rembourser 100 % des frais d’inscription de tous les participants inscrits. En cas de report de l’activité à une date ultérieure, le Service de la formation continue offrira un transfert d’inscription administratif, que le participant pourra accepter ou décliner. Dans ce dernier cas, ou en l’absence d’une réponse, le participant sera remboursé à 100%.

 

POLITIQUE DE DE REMBOURSEMENT

3.1. Délais et montants admissibles

Les délais permettant un remboursement de la somme versée pour une inscription à une activité de formation sont calculés en jours par rapport au moment de présentation de la demande précédant la date de tenue de l’activité :

  • Activités asynchrones1
    • Aucun remboursement
  • Activités synchrones2
    • Avant 15 jours : remboursement 100%
    • Entre 15 et 6 jours : remboursement 75%
    • 5 jours et moins : aucun remboursement

Aucun remboursement n’est émis en dehors des délais prévus par la présente politique ou en l’absence du participant à l’activité synchrone, à moins que la demande de remboursement soit accompagnée d’une pièce justificative. À ce moment, le Service de la formation continue évalue, au cas par cas, les situations exceptionnelles admissibles. Aucun crédit ni substitution de participant pour une formation ultérieure n’est accordé, sauf exception liée à une session privée au sens de l’article 2.3 ayant fait l’objet d’une entente forfaitaire. Dans ce dernier cas de figure, un remboursement individuel des places achetées ne sera toutefois pas possible.

Pour présenter une demande d’annulation et de remboursement d’une inscription, le participant peut procéder par lui-même jusqu’à 15 jours avant la date de tenue de l’activité : par l’annulation de sa participation à l’activité sur la plateforme de formation continue de l’Ordre, un remboursement automatique sur carte de crédit aura lieu. Pour toute autre circonstance, le Service de la formation continue devra être contacté par écrit à [email protected] pour procéder au remboursement ou analyser la situation au sens du présent article.

1 Activités pédagogiques ou travaux accessibles sur le web pendant une période donnée (e-learning, captations, etc.).

2 Activités d’apprentissage impliquant une discussion entre formateur et apprenant (en salle, classes virtuelles, congrès et colloques organisés par le Service de la formation continue).

 

SERVICE À LA CLIENTÈLE

4.1. Informations générales

Pour toute question concernant la présente politique ou pour toute demande particulière au regard de l’inscription, l’annulation, la modification ou le remboursement d’une activité de formation continue organisée par l’OTSTCFQ, veuillez communiquer avec le Service de la formation continue à [email protected].

4.2. Plateforme de formation continue

Pour ce qui est du soutien technique lié à la plateforme de formation continue, dont l’accès, la gestion du compte personnel et les questions techniques, veuillez vous référer à [email protected].

4.3. Intérêt à participer à une formation

En tout temps, il est possible de signaler son intérêt à participer à une activité de formation continue dont les dates affichées ne correspondent pas aux disponibilités de l’aspirant participant ou si aucune session n’est programmée au calendrier en communiquant avec le Service de la formation continue à [email protected]. Sans aucune garantie, le besoin sera pris en considération pour les programmations futures.

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