Avis de convocation

Prenez avis que l’Assemblée générale annuelle des membres de l’Ordre des travailleurs sociaux et des thérapeutes conjugaux et familiaux du Québec aura lieu le mercredi 15 novembre 2023 à 18 h 30 par webdiffusion en direct exclusivement et qu’il sera possible de voter à distance en temps réel.

La documentation pertinente est disponible ci-dessous afin que vous puissiez en prendre connaissance préalablement. 

Conformément à la Politique régissant les assemblées générales de l’Ordre, tout membre de l’Ordre peut demander qu’un sujet soit inscrit au projet d’ordre du jour. Cette demande doit parvenir par écrit, au secrétaire de l’Ordre, au moins quinze jours avant la date de la tenue de cette assemblée, soit au plus tard le 31 octobre 2023, à 16 h à l’adresse courriel suivante : [email protected].

Avis relatif à la collecte de renseignements personnels

Dans le cadre de votre inscription à l’assemblée générale annuelle de l’Ordre des travailleurs sociaux et des thérapeutes conjugaux et familiaux du Québec, nous devons recueillir votre nom ainsi que votre numéro de permis et votre code client afin de valider votre identité.

Vous devez obligatoirement fournir cette information afin que l’Ordre puisse confirmer votre identité, vous accorder le droit de vote et considérer votre présence pour le quorum.

Conformément aux lois qui encadrent la protection des renseignements personnels au Québec, l’Ordre ne collecte ces renseignements personnels qu’à ces seules fins et ne peut les utiliser à d’autres fins ni les communiquer à d’autres personnes ou organismes sans avoir obtenu votre consentement.

Pour connaitre vos droits d’accès et de rectification veuillez, cliquer ici.
Pour en savoir plus, veuillez consulter la Politique de confidentialité adoptée par l’Ordre.

Inscription

Veuillez vous inscrire dès maintenant afin d’obtenir le lien personnalisé qui vous permettra de participer et de voter à distance en temps réel lors de l’Assemblée générale.

Vous aurez besoin de votre numéro de permis ainsi que de votre code client que vous pouvez trouver sur votre permis :


Ordre du jour
Assemblée générale annuelle 2023

  1. Ouverture de l’assemblée
    • Constatation du quorum
    • Présidence d’assemblée
  1. Présentation des règles applicables à l’assemblée générale annuelle tenue en personne et à distance par un moyen technologique
  1. Adoption de l’ordre du jour
  1. Adoption du procès-verbal de l’assemblée générale annuelle du 22 octobre 2022
  1. Rapport du président sur ses activités et celles du Conseil d’administration et rapport de la direction générale sur les activités de l’Ordre pour l’exercice 2022-2023
    • Période de questions de 20 minutes
  1. Présentation des états financiers de l’exercice 2022-2023 par l’auditeur indépendant
    • Période de questions de 10 minutes 
  1. Cotisation annuelle 2024-2025 des membres de l’Ordre et prévisions budgétaires 2024-2025
    • Prévisions budgétaires 2024-2025
    • Projet de résolution du Conseil d’administration de l’Ordre en date du 29 septembre 2023
    • Rapport du secrétaire de l’Ordre, Me Jean-François Savoie, sur la consultation des membres de l’OTSTCFQ (art. 103.1 du Code des professions)
    • Nouvelle consultation des membres présents (art. 104, al. 3 du Code des professions) : Période de la consultation de 10 minutes.
  1. Approbation de la rémunération des administrateurs élus et du président pour l’exercice 2024-2025 (art. 104, Code des professions)
    • Rémunération du président – projet de résolution
    • Rémunération des administrateurs élus, sauf le président – projet de résolution
    • Période de questions de 10 minutes et votes
  1. Nomination de l’auditeur indépendant pour l’exercice 2023-2024
    • Recommandation du Conseil d’administration de l’Ordre de nommer la firme SLBO comptables professionnels agréés inc., auditeur indépendant
  1. Varia
    (période d’échanges et de questions de 10 minutes)
  1. Clôture de l’assemblée générale annuelle

 

 

 


La secrétaire de l’Assemblée générale annuelle et secrétaire de l’Ordre,

Me Jean-François Savoie, avocat


Documentation

Ordre du jour de l’AGA 2023

Politique régissant les AGA

Procès verbal AGA 2022

Rapport annuel 2022-2023

Politique de rémunération de la présidence

Politique de rémunération des administrateurs

Extrait PV Rémunération des administrateurs élus

Extrait PV Rémunération à la présidence

Extrait PV Cotisation annuelle 2024-2025

Extrait PV Nomination auditeurs 2023-2024

Document explicatif de la cotisation

Prévisions budgétaires préliminaires 2024-2025 | Sommaire


Plus d’information sur l’Assemblée générale telle que prescrite par le Code des professions

Conformément aux articles 102 à 105 du Code des professions, l’Ordre doit tenir une assemblée générale annuelle de ses membres dans les huit mois qui suivent la fin de l’année financière des ordres professionnels qui est établie au 31 mars.

Lors de l’assemblée générale annuelle, la présidence et la direction générale de l’Ordre présentent les activités et les réalisations du dernier exercice. L’auditeur présente les états financiers audités puis les membres sont consultés sur le montant de la cotisation pour le prochain exercice et votent la rémunération des administrateurs élus et de la présidence. L’assemblée générale annuelle est un moment privilégier pour les membres d’exposer leurs préoccupations, de poser des questions, d’échanger avec des consœurs et des confrères, et d’émettre des opinions qui, dans un but constructif, viendront enrichir la conduite des affaires de l’Ordre.

Conformément à l’article 103.1 du Code des professions, au moins 30 jours avant l’assemblée générale annuelle, le secrétaire de l’Ordre doit communiquer à tous les membres de l’Ordre, pour commentaires, l’information au sujet du montant de la cotisation annuelle. L’information est accompagnée du projet de résolution modifiant ou non ce montant, des prévisions budgétaires pour l’année financière visée par la cotisation, incluant une ventilation de la rémunération des administrateurs élus, et d’un projet de rapport annuel.

 

Avis de consultation sur la cotisation annuelle 2024-2025

En vertu du Code des professions (articles 85.1 et 103.1), le secrétaire de l’Ordre doit mener une consultation auprès des membres au moins 30 jours avant l’assemblée générale annuelle (AGA).

Lors de la réunion du Conseil d’administration du 29 septembre 2023, les administrateurs ont résolu de fixer la cotisation annuelle 2024-2025 à 640 $ (montant de la cotisation régulière), soit une augmentation de 30 $ par rapport à la cotisation 2023-2024. La résolution du Conseil d’administration proposant ce montant est disponible sur le site Web de l’Ordre. Il est possible de consulter le document explicatif sur le montant de la cotisation annuelle proposée pour l’exercice 2024-2025.

Les membres sont invités à transmettre, le cas échéant, leurs commentaires relatifs à la cotisation annuelle 2024-2025 avant le 10 novembre 2023 à minuit, en participant à la consultation.

Cette foire aux questions peut être mise à jour jusqu’au jour de l’assemblée générale annuelle.

L’assemblée générale annuelle de l’Ordre se déroule sur Zoom Webinaire.

Si vous avez des enjeux techniques, ces pages d’assistance Zoom pourraient vous aider :

Pour vous permettre d’assister et de participer à l’assemblée dans les meilleures conditions, merci de vérifier ces points avant la rencontre :

Êtes-vous inscrit à l’AGA?

Vous devez être inscrit en amont de l’AGA pour pouvoir y participer. Vous pouvez le faire ici : https://www.otstcfq.org/aga

Êtes-vous connecté à internet?

Vérifiez que vous pouvez accéder à internet en allant sur une page de votre choix depuis votre navigateur web. Si vous ne pouvez pas accéder à une page, vous n’êtes pas connecté à internet.

Est-ce que votre connexion à internet est bonne?

Si votre connexion internet est limitée, votre expérience peut être dégradée. Vérifiez si d’autres programmes ou applications utilisent de la bande passante sur votre appareil, et pensez à les fermer si c’est le cas. Zoom vous indiquera si votre connexion est instable.

Est-ce que Zoom est installé et à jour sur l’appareil que vous utilisez?

Anticipez votre présence au webinaire en installant Zoom avant l’AGA : https://zoom.us/fr/download#client_4meeting. Certaines fonctionnalités pourraient manquer si votre version de Zoom n’est pas à jour. Pensez à vérifier dans votre magasin d’application (cellulaire ou tablette) ou à forcer la mise à jour du programme sur votre ordinateur personnel (option : vérifier les mises à jour). Dernière version de Zoom en date du 6 novembre : 5.16.6.

Êtes-vous connecté à un autre compte que celui lié à votre inscription?

Votre inscription est liée à l’adresse courriel donnée lors de l’inscription à l’AGA. Si votre application ou programme Zoom est connecté à un autre compte (personnel ou professionnel), l’accès pourrait vous être refusé.

Est-ce que votre système audio fonctionne?

Vérifiez que votre système audio est branché, connecté, que son utilisation est autorisée par Zoom et que le volume n’est pas en sourdine. Vous pouvez le tester en lançant une musique sur votre appareil.

Est-ce que votre microphone fonctionne?

Vérifiez que votre microphone est branché, connecté, que son utilisation est autorisée par Zoom et qu’il n’est pas coupé. Vous pouvez le tester en utilisant une application de dictaphone sur votre appareil.

Est-ce que vos paramètres audios et votre micro sont bien configurés dans Zoom?

Si vous ne le savez pas, vous pouvez le vérifier dans les paramètres de Zoom. Il est également possible de basculer entre plusieurs systèmes audios et différents micros avec la flèche à côté de leurs icônes respectives.

Est-ce que votre nom est bien indiqué sur Zoom?

Vérifiez que votre identification sur Zoom est conforme (avec votre prénom et votre nom) afin que votre présence soit prise en compte dans le quorum et que votre vote soit bien comptabilisé lors des périodes dédiées. Les votes appartenant à des utilisateurs tels que « iPhone Claude » ou « Tablette Dominique » ne peuvent pas être vérifiés. Vous pouvez indiquer votre nom juste avant de rejoindre le webinaire. Pour vous renommer durant l’AGA, cliquez sur « Participants », retrouvez votre nom actuel dans la liste et cliquez sur « Renommer ».

Durant l’assemblée :

Quelles sont les règles de l’AGA?

Les règles de l’AGA sont présentées dans la Politique régissant les assemblées générales et seront résumées en début d’AGA. Lorsqu’une situation problématique ne peut être résolue par les lois et règlements en vigueur ou par cette Politique, les règles prévues dans le Guide de procédure des assemblées délibérantes de l’Université de Montréal s’appliquent, en faisant les adaptations nécessaires, le cas échéant. S’il n’est toujours pas possible de résoudre la situation, il est permis de recourir à la dernière édition disponible du Code Morin.

Comment s’exprimer durant l’AGA?

Des moments d’échanges sont prévus dans l’ordre du jour. La prise de parole par les participants est seulement possible durant ces périodes. Vous devez indiquer votre envie de vous exprimer en levant la main. La présidence d’assemblée distribuera la parole durant le temps imparti. Si la parole vous est donnée, on vous autorisera à allumer votre microphone. Il vous suffira de l’activer avant de parler!

Comment lever sa main durant l’AGA?

Cliquez sur l’icône « Lever la main » dans la barre d’outils de Zoom. L’icône ressemble à une main levée. Pour baisser la main, cliquez sur l’icône « Baisser la main » au même endroit.

Comment voter pendant l’AGA?

Des périodes dédiées au vote seront proposées tout au long de l’AGA. Une démonstration de la procédure de vote aura lieu en début d’AGA. Le vote est disponible uniquement pour les personnes présentes en ligne. La participation téléphonique ne permet pas de voter.

Comment proposer ou appuyer des résolutions?

Des périodes dédiées à la proposition ou à l’appui de résolutions seront proposées tout au long de l’AGA. Pour proposer ou appuyer, levez la main . La présidence de l’assemblée transmettra les noms des personnes au ou à la secrétaire d’assemblée.

Pourquoi l’AGA est enregistrée?

L’AGA est enregistrée pour faciliter la prise de notes et la rédaction du procès-verbal de celle-ci. L’enregistrement ne sera pas rendu public.

Informations pratiques :

Est-ce que je peux inviter des personnes extérieures à l’Ordre à cette AGA?

Non.

Est-ce que l’AGA sera disponible en rattrapage?

Non.

Problèmes techniques :

J’ai un problème technique avant l’AGA, comment faire?

Si vous avez vérifié tous les points ci-dessus et que votre problème n’est pas résolu, contactez-nous par courriel à [email protected]. Nous ferons notre possible pour vous aider.

J’ai un problème technique pendant l’AGA, comment faire?

Si vous avez vérifié tous les points ci-dessus et que votre problème n’est pas résolu, vous pouvez le signaler dans le clavardage aux panélistes ou envoyer un courriel à [email protected]. Nous ferons notre possible pour vous aider.

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