FAQ inspection

L’inspection professionnelle est l’un des plus importants moyens dont disposent les ordres pour assurer la protection du public. Pour les professionnels, elle constitue une occasion privilégiée de porter un regard sur leur pratique et de bénéficier des échos d’experts en la matière. Toutefois, elle peut être une source de stress pour ceux qui ne s’y sont jamais prêtés ou qui n’ont pas encore fait l’expérience du nouveau processus d’inspection. Afin de rendre cette évaluation plus agréable, l’Ordre a à cœur de vous informer sur toutes les étapes et les implications inhérentes à l’inspection. Voici donc les principales questions qui sont adressées à la direction de l’inspection professionnelle, ainsi que les réponses qui y sont apportées.

Lorsque je serai sélectionné pour une inspection professionnelle, vais-je recevoir une lettre par courrier pour m’en aviser?

Non. Vous serez avisé par un courriel provenant du portail électronique de l’inspection. Prenez note que ce courriel d’avis de vérification ne proviendra pas de l’Ordre, mais bien du portail, sous le libellé «Inspection-OTSTCFQ». Vérifiez vos courriels une fois par mois. Aussi, puisque nous utiliserons l’adresse courriel à votre dossier de membre, il est important de nous aviser de toute modification de cette adresse.

Nous vous rappelons que vous devez faire connaître à l’Ordre une adresse de courrier électronique établie à votre nom et nous informer de tout changement à ce sujet dans les 30 jours de ce changement.

J’ai appris que les membres sont sélectionnés pour l’inspection selon l’ordre alphabétique. À quelle lettre en êtes-vous?

C’est exact. Pour l’année 2021-2022, les membres dont la première lettre du nom de famille est T, U, V, W, X, Y ou Z recevront un avis de vérification par courriel. De plus, nous inspectons les membres ayant une pratique de plus de 25 ansmoins de 5 ans de pratique, ainsi que ceux en pratique autonome. Pour plus d’information, vous pouvez consulter le Règlement sur le comité d’inspection professionnelle de l’Ordre professionnel des travailleurs sociaux et des thérapeutes conjugaux et familiaux du Québec.

 

Pour quelle raison suis-je sélectionné pour une inspection?

La vérification des compétences des travailleurs sociaux et des thérapeutes conjugaux et familiaux est essentielle à la mission de protection du public de l’Ordre.

 

Suis-je obligé de compléter mon inspection professionnelle?

Oui. En tant que travailleur social ou thérapeute conjugal et familial, vous êtes dans l’obligation de compléter le processus d’inspection professionnelle. Par contre, si vous répondez aux critères d’exclusion ou d’exemption mentionnés dans l’avis de vérification, vous devez en informer la direction de l’inspection professionnelle par le biais de l’adresse [email protected].  Veuillez noter qu’un refus de donner suite à l’avis d’inspection professionnelle constitue une entrave au processus pouvant mener à des sanctions disciplinaires (article 114 du Code des professions).

 

Je suis thérapeute conjugal et familial. Suis-je assujetti à l’inspection?

Oui. Nous procédons à l’inspection des thérapeutes conjugaux et familiaux depuis l’été 2016.

 

Je suis thérapeute conjugal et familial et psychothérapeute. Suis-je assujetti à l’inspection dans le cadre de ma pratique en psychothérapie?

Oui. Nous procéderons également à votre inspection à titre de psychothérapeute. Un inspecteur thérapeute conjugal et familial et psychothérapeute vous sera assigné lors de votre inspection.

 

Je suis travailleur social et psychothérapeute. Suis-je assujetti à l’inspection professionnelle dans le cadre de ma pratique en psychothérapie?

Oui. Nous procéderons également à votre inspection à titre de psychothérapeute. Un inspecteur travailleur social détenteur d’un permis de pratique de psychothérapeute vous sera assigné lors de votre inspection.

 

De quelle façon sélectionnez-vous les membres pour une inspection professionnelle?

Pour le moment, l’Ordre inspecte les professionnels par ordre alphabétique.

 

Est-ce qu’il y a des cas d’exemption dans le processus d’inspection professionnelle?

Oui. Si vous exercez des fonctions de chercheur, d’enseignant, de gestionnaire, d’organisateur communautaire, de praticien ressource, de répondant de transfert de dossiers dans un centre jeunesse ou de spécialiste en activités cliniques, veuillez aviser par courriel la direction de l’inspection professionnelle afin de recevoir une confirmation écrite de votre exemption. Si votre fonction n’apparaît pas ci-dessus et que vous croyez être éligible à une exemption, communiquez avec la direction de l’inspection professionnelle par le biais de l’adresse [email protected] pour vérifier votre situation.

 

Je suis actuellement en congé de maternité, dois-je quand même procéder à mon inspection?

Non. Par contre, vous devez communiquer par courriel avec la direction de l’inspection professionnelle afin que nous puissions convenir d’une date ultérieure pour procéder à votre inspection.

Je suis actuellement en congé de maladie, dois-je quand même procéder à mon inspection?

Non. Par contre, vous devez communiquer par courriel avec la direction de l’inspection professionnelle afin que nous puissions convenir d’une date ultérieure pour procéder à votre inspection. Un billet médical attestant de votre arrêt de travail devra être remis dans les plus brefs délais par courriel à [email protected]

 

Je viens de recevoir un courriel de l’inspection et je serai (ou je suis) en vacances. Puis-je bénéficier d’une prolongation équivalant aux semaines de vacances prises?

Oui. Par contre, vous devez communiquer par courriel avec la direction de l’inspection professionnelle afin que nous puissions vous accorder une prolongation en fonction du nombre de semaines de vacances.

Je viens de recevoir un courriel du portail de l’inspection. À quoi dois-je m’attendre du processus d’inspection?

Le processus d’inspection vous permet de prendre un pas de recul, de réfléchir à votre pratique professionnelle grâce à une évaluation constructive réalisée par une ou un membre qui a une expérience terrain de plus de dix ans dans différents milieux de pratique. Au cours de ce processus qui pourra prendre jusqu’à huit semaines, vous consacrerez en moyenne une dizaine d’heures à remplir un questionnaire et à préparer trois dossiers illustrant votre pratique. Une inspectrice ou un inspecteur aura la responsabilité de réviser le matériel que vous aurez déposé dans le portail. Cette personne communiquera avec vous si elle a des questions ou si elle a besoin de renseignements complémentaires. Elle vous proposera également une rencontre par visioconférence ou par téléphone pour vous présenter les conclusions et le résultat de l’inspection. Ce dernier vous sera également acheminé par courriel.

 

Je viens de recevoir un courriel du portail de l’inspection. Quelles sont les étapes à suivre pour compléter mon inspection?

Dès la réception du courriel initial, rendez-vous sur le portail en cliquant sur le lien dans le courriel. Connectez-vous ensuite à l’aide du nom d’utilisateur et du mot de passe se trouvant dans ce même courriel. Dès l’ouverture du portail, vous trouverez l’avis de vérification vous expliquant en détail le processus d’inspection. Nous vous recommandons de lire attentivement ce document avant de remplir le questionnaire d’auto-évaluation.

 

Combien de temps a-t-on pour compléter le processus d’inspection?

Vous avez 8 semaines à compter de la date de réception de l’avis de vérification initial.

 

Combien d’heures dois-je prévoir pour compléter mon inspection?

Vous devez prévoir environ 10 heures de travail afin de compléter le processus en entier.

 

Puis-je être libéré sur mes heures de travail pour remplir le questionnaire?

Oui, vous le pouvez, mais à certaines conditions. Veuillez noter que seule la partie 3 du questionnaire d’auto-évaluation doit être complétée sur les lieux de travail. Nous vous recommandons de remettre à votre employeur le document Avis à l’employeur que vous trouverez dans la section « Documentation » du portail. Ce document explique le cadre réglementaire dans lequel se déroule une inspection professionnelle conduite par l’Ordre et les conditions requises toutes les étapes du processus.

 

Lors de l’envoi de mon questionnaire d’auto-évaluation, vais-je recevoir une confirmation par courriel?

Oui. Dès l’envoi de votre questionnaire d’auto-évaluation, un courriel vous sera acheminé à l’adresse où vous avez reçu votre avis de vérification.

 

Est-ce qu’il y aura un inspecteur qui viendra sur mon lieu de travail afin de procéder à mon inspection?

Non. Tout le processus d’inspection se fait en ligne, sur le portail. Par contre, l’inspecteur communiquera avec vous afin de vous transmettre les résultats de votre inspection professionnelle, et ce à une date convenue. Au besoin, durant l’analyse de vos dossiers et validation de votre questionnaire d’autoévaluation, l’inspecteur pourrait communiquer avec vous pour préciser des informations.

 

Combien de temps cela prendra-t-il avant que je reçoive le résultat de mon inspection?

Le résultat des inspections est déployé dans un délai moyen de 4 semaines à compter de la date où nous recevons vos dossiers à nos bureaux. Toutefois, en considération du volume élevé de dossiers durant certaines périodes de l’année, il se peut que vous receviez votre résultat au-delà de ce délai.*

*État de la situation en novembre 2021 : délais prolongés. Nous nous efforçons de traiter les dossiers le plus rapidement possible. Soyez assuré que la prolongation de réception de votre résultat n’est en aucun cas lié à un problème avec votre dossier.

Nous vous prions de nous excuser pour ce délai et vous remercions à l’avance pour votre patience.

 

Où puis-je trouver mon résultat d’inspection dans le portail?

Lorsque vous recevez le courriel vous informant du résultat de votre inspection, vous devez cliquer sur le lien vous menant directement sur le portail de l’inspection. Lorsque vous êtes sur celui-ci, vous devez indiquer votre nom d’utilisateur et mot de passe. Une fois connecté, vous cliquez sur l’onglet « Évaluation ».

 

Que signifie le résultat que l’on obtient, soit le niveau 1, le niveau 2 et le niveau 3?

Niveau 1: la pratique satisfait aux exigences de l’exercice de la profession.

Niveau 2: la pratique satisfait partiellement aux exigences de l’exercice de la profession. Le rapport de votre inspection indiquera les moyens à mettre en place pour améliorer votre pratique professionnelle afin de vous conformer à ces exigences.

Niveau 3: la pratique professionnelle ne satisfait pas aux exigences de l’exercice de la profession. Tout rapport de niveau 3 est provisoire. Un membre qui reçoit un résultat de niveau 3 est systématiquement convié à se faire entendre par le comité d’inspection professionnelle. À la suite de l’audience du membre, le comité d’inspection professionnelle peut entériner les suggestions de l’inspecteur et formuler des recommandations afin que le membre puisse bénéficier du soutien nécessaire pour améliorer sa pratique et répondre aux exigences.

 

De quelle façon vais-je recevoir mon résultat d’inspection?

Vous le recevrez par courriel, à l’adresse où nous avons envoyé votre avis de vérification.

 

J’ai obtenu un résultat de niveau 3. Est-ce mon résultat final?

Non. Le rapport d’inspection professionnelle indiquant une non-conformité est provisoire jusqu’à votre représentation en audition devant le comité d’inspection professionnelle, lequel peut entériner les suggestions de l’inspecteur et formuler des recommandations afin que le membre puisse bénéficier du soutien nécessaire pour améliorer sa pratique et répondre aux exigences professionnelles.

Dans tous les cas, vous êtes tenu de communiquer avec la direction de l’inspection professionnelle afin de vous accompagner dans la procédure à suivre.

 

Lorsque je reçois un résultat de niveau 3, dois-je communiquer ce résultat immédiatement à mon supérieur immédiat?

Non. Étant donné que votre résultat de niveau 3 n’est pas un résultat final, vous n’êtes pas tenu de communiquer votre résultat à votre superviseur ou votre employeur. Une fois la décision prise par le Comité d’inspection, vous en serez informé par voie de lettre recommandée dans un délai de 20 jours.

 

Je viens de recevoir mon résultat d’inspection professionnelle et j’en suis insatisfait. Que puis-je faire?

Si vous recevez un résultat de niveau 2, vous devez nous écrire une lettre motivant votre point de vue. Cette lettre doit être adressée à Mme Rosanna D’Orazio, T.S., directrice de l’inspection professionnelle. Votre demande sera évaluée et vous recevrez une réponse dans un délai de 15 jours.

Si vous recevez un résultat de niveau 3, vous devez demander, par écrit, la tenue d’une audition au comité d’inspection professionnelle. Pour ce faire, nous vous invitons à communiquer avec Mme Rosanna D’Orazio, T.S.,  qui vous informera de la procédure à suivre.

J’ai perdu le courriel de l’inspection et je n’arrive plus à intégrer le portail. Comment puis-je avoir accès à nouveau?

Communiquez avec la direction de l’inspection professionnelle afin que l’on retourne le courriel.

 

J’exerce comme travailleur social à la fois dans un établissement et en pratique autonome. Dois-je vous envoyer des dossiers de ma pratique en établissement et de ma pratique autonome?

Oui. Vous devez nous transmettre au moins un dossier de chacune de vos pratiques, car nous inspectons l’ensemble de votre pratique.

 

Qui doit envoyer les trois dossiers à l’Ordre?

Si vous exercez dans le réseau de la santé et des services sociaux, vous devez nous envoyer vos dossiers selon la politique du service des archives de votre établissement. Toutefois, si vous exercez également en pratique autonome, vous devez nous faire parvenir au moins un dossier de votre pratique autonome.

 

Sur quel support doivent être envoyés les trois dossiers d’inspection?

Ce peut être sur clé USB, dossier compressé ou en format papier. Le choix du support reste à votre discrétion ou à celle de votre établissement.

Afin de préserver la confidentialité des dossiers clients, l’Ordre exige que vous caviardiez toutes les informations nominatives du client, soit le prénom, nom, adresse postale, numéros de téléphone, adresse courriel, date de naissance, numéro d’assurance maladie et identité des professionnels traitants (médecin, psychologue, psychiatre, etc.).

 

Devons-nous vous envoyer les originaux des dossiers?

Non. Il est important que vous nous fassiez parvenir seulement des copies de vos dossiers.

 

Puis-je imprimer et soumettre mon questionnaire d’auto-évaluation en format papier?

Non. Vous devez soumettre votre questionnaire d’auto-évaluation en ligne. Aucun questionnaire d’auto-évaluation format papier ne sera accepté.

 

Lors de l’envoi de mes trois dossiers, dois-je joindre d’autres documents?

Oui. Vous devez joindre votre fiche d’identification ainsi que la déclaration sur la formation continue et la déclaration des activités complétées. Ces trois documents se trouvent dans la section « documentation » de votre avis de vérification sur le portail.

 

De quelle façon pouvons-nous vous envoyer les trois dossiers?

Vous pouvez le faire par un service de messagers tel que DicomPostes Canada (XpresspostMC), PurolatorUPS. Prenez soin de choisir un service de messagers fiable étant donné la confidentialité des dossiers.

Afin de préserver la confidentialité des dossiers clients, l’Ordre exige que vous caviardiez toutes les informations nominatives du client, soit le prénom, nom, adresse postale, numéros de téléphone, adresse courriel, date de naissance, numéro d’assurance maladie et identité des professionnels traitants (médecin, psychologue, psychiatre, etc.).

 

Est-ce que l’Ordre paie les frais postaux de mes dossiers d’inspection?

Non. Les frais postaux sont à votre charge ou à celle de l’établissement, le cas échéant.

 

Puis-je aller mener mes dossiers à vos bureaux?

Oui. Nos heures d’ouverture sont du lundi au vendredi de 8 h 30 à 12 h et de 13 h à 16 h 30. Notre adresse est le 255, boulevard Crémazie Est, bureau 800. Station de métro Crémazie.

J’ai lu l’avis de vérification, mais j’ai d’autres interrogations concernant le processus d’inspection. Avec qui puis-je communiquer?

Communiquez avec la direction de l’inspection professionnelle au 514-731-3925 poste 293, ou par courriel à [email protected]. Vous pouvez également nous joindre au numéro sans frais au 1 888-731-9420.

 

Est-ce que je peux communiquer avec l’inspecteur qui a procédé à mon évaluation?

Non. Vous devez d’abord communiquer avec la direction de l’inspection professionnelle de l’Ordreafin de discuter de votre évaluation et par la suite, si la situation l’exige, vous recevrez une réponse écrite de l’inspecteur.

 

Quelle est la différence entre une inspection régulière et une inspection particulière?

Une inspection régulière se déroule selon le Référentiel d’inspection professionnelle adopté en mai 2013 pour les T.S. et en juin 2016 pour les T.C.F. Le professionnel doit remplir en ligne le questionnaire d’autoévaluation et fournir les documents demandés.

Une inspection particulière est habituellement demandée par le syndic dans le cadre de l’article 122.1 du Code des professions. Elle se déroule sous la forme d’une entrevue orale structurée en présence de l’inspecteur. Ce dernier procède aussi à une vérification approfondie des dossiers. Lorsque le professionnel visé est détenteur d’un permis de pratique de psychothérapeute, l’inspecteur est accompagné d’un expert nommé par l’Ordre des psychologues du Québec.

Consultez cette page pour plus de détails.

 

Combien de travailleurs sociaux inspectez-vous dans une année?

Nous inspectons 1000 travailleurs sociaux par année. Pour l’année en cours (1er avril 2021 au 31 mars 202, nous inspectons 500 membres travailleurs sociaux.

 

Combien de thérapeutes conjugaux et familiaux inspectez-vous dans une année?

Pour l’année en cours, 1er avril 2021 au 31 mars 2022, nous inspectons 5 thérapeutes conjugaux et familiaux.

 

Est-ce que le processus d’inspection professionnelle peut être comptabilisé dans mes unités de formation continue?

3 heures peuvent être comptabilisées à la suite du nouveau règlement adopté en octobre 2020.

 

Puis-je avoir accès aux documents de l’inspection même si je ne suis pas inspecté?

Oui. Consultez la section «Inspection professionnelle», vous y retrouvez toutes les informations concernant le processus. Par contre, prenez note que vous ne pouvez pas avoir accès au portail de l’inspection professionnelle si vous n’êtes pas en situation d’inspection.

 

I am an English-speaker, may I complete my audit in English?

The self-assessment questionnaire is only in French, but you can answer the questions in English. You can submit all your files in English. A bilingual inspector will process your inspection.

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