SECRÉTAIRE (POSTE SOUTIEN ADMINISTRATIF) DIRECTION DE L’INSPECTION PROFESSIONNELLE et DIRECTION GÉNÉRALE (soutien administratif au coordonnateur de la thérapie conjugale et familiale)

OTSTCFQ

Montréal - Siège social de l’Ordre et télétravail (mode hybride)

Date de publication :

Date limite :

L’Ordre des travailleurs sociaux et des thérapeutes conjugaux et familiaux du Québec a le mandat de protéger le public, et à ce titre, l’Ordre encadre l’exercice et veille au développement professionnel de ses membres.

L’Ordre est à la recherche d’une personne qui pourra se joindre à l’équipe de la direction de l’inspection professionnelle et de la direction générale. L’Ordre offre un milieu de travail dynamique, harmonieux, professionnel et stimulant.

SECRÉTAIRE (POSTE SOUTIEN ADMINISTRATIF)
DIRECTION DE L’INSPECTION PROFESSIONNELLE et
DIRECTION GÉNÉRALE (soutien administratif au coordonnateur de la thérapie conjugale et familiale)

Description sommaire du poste

La ou le titulaire du poste apporte un soutien administratif à l’équipe de l’inspection professionnelle, notamment à la coordonnatrice de l’inspection professionnelle et aux inspectrices et inspecteurs.

De plus, la personne apporte un soutien administratif au coordonnateur de la thérapie conjugale et familiale (une demi-journée par semaine).

Principales responsabilités 

Direction de l’inspection professionnelle 

  • Effectuer la gestion de rendez-vous et du courrier électronique de la coordonnatrice de l’inspection professionnelle;
  • Collaborer à la gestion des dossiers de l’inspection professionnelle et assurer l’assignation des dossiers d’inspection aux inspectrices et inspecteurs;
  • Préparer et envoyer les dossiers destinés aux inspectrices et inspecteurs;
  • Préparer et participer aux réunions des inspectrices et inspecteurs, prendre les notes et rédiger les comptes rendus;
  • Collaborer avec l’adjointe administrative à la saisie et au traitement des données du suivi des dossiers d’inspection professionnelle dans le système informatique;
  • Collaborer avec l’adjointe administrative à la gestion et la mise à jour de la plateforme informatique de l’inspection professionnelle;
  • Répondre aux demandes de nature administrative reliées au processus de l’inspection professionnelle;
  • Collaborer avec l’adjointe administrative au suivi des tableaux de bord et aux suivis auprès des membres;
  • Assurer le classement et l’archivage des documents (assignation des dossiers);
  • Collaborer à la garde des dossiers confidentiels (assignation des dossiers);
  • Assurer le soutien administratif de l’équipe des inspectrices et inspecteurs;
  • Mettre à jour des documents administratifs en lien avec l’équipe des inspecteurs;
  • Compiler et transmettre mensuellement les tableaux de suivis concernant les frais postaux à la direction des finances;
  • Collaborer à l’élaboration et au maintien à jour des procédures relatives aux tâches qui lui sont confiées;
  • Effectuer toute autre tâche déléguée par la directrice ou la coordonnatrice de l’inspection professionnelle. 

Direction générale/ coordination en thérapie conjugale et familiale (une demi-journée par semaine) 

  • Faciliter la collaboration et la communication transversale entre la coordination en thérapie conjugale et familiale et les autres directions;
  • Apporter un soutien pour la planification d’événements et de rencontres pour la profession de T.C.F.;
  • Apporter un soutien à l’élaboration ou la mise à jour de documents et à la classification de la documentation électronique en T.C.F.;
  • Vérifier et tenir à jour les tableaux de bord de candidats à la profession et de membres T.C.F.;
  • Effectuer toute tâche déléguée par le coordonnateur de la thérapie conjugale et familiale (valeur d’une demi-journée par semaine).

Sous la supervision de la coordonnatrice de l’inspection professionnelle et du coordonnateur de la thérapie conjugale et familiale 

Compétences et qualités recherchées

  • Orientation client
  • Gestion du stress
  • Tact et diplomatie dans les relations avec la clientèle interne et externe
  • Esprit d’équipe
  • Respect des règles
  • Sens des responsabilités et de l’organisation
  • Discrétion
  • Proactivité et esprit d’initiative

Formation et expérience 

  • Diplôme de fin d’études secondaires et formation pertinente en secrétariat ou diplôme d’études professionnelles en secrétariat;
  • Au moins trois (3) à cinq (5) ans d’expérience dans un poste comportant des responsabilités similaires;
  • Maitrise de la langue française et bonne connaissance de la langue anglaise (parlée et écrite) ;
  • Excellente connaissance de la suite Office 365 (Word et Excel) ;
  • Connaissance du système professionnel québécois (ordres professionnels), un atout majeur. 

Information additionnelle

Lieu de travail
Siège social de l’Ordre et télétravail (mode hybride)

Nature du poste
Permanent à temps complet, 35 heures par semaine

Salaire
45 600 $ à 68 400 $

Avantages sociaux
Assurance collective
RÉER

Date d’entrée en fonction
Immédiate

Les personnes intéressées doivent faire parvenir leur curriculum vitae ainsi qu’une lettre de présentation au plus tard le 12 avril 2022 à l’attention de Mme Sylvie Poirier à [email protected]